No mundo corporativo, a falta de tempo é uma queixa presente na grande maioria das organizações, pois precisamos atender a rotina diária, lidar com os imprevistos e as inúmeras demandas que surgem cada vez mais críticas e velozes.
Algumas empresas gastam uma dose considerável de energia extra para enfrentar uma doença que denomino de febre de reuniões.
Reuniões podem ajudar as empresas a evoluir para conquistar seus objetivos, mas, por outro lado, podem atrapalhar bastante, pois consomem um bem precioso das pessoas: o tempo.
Tenho a caso real de um amigo que participou de uma reunião por engano que considero pitoresca.
Esse amigo é muito inteligente, tem uma personalidade forte e defende com convicção suas posições e opiniões (um influenciador nato). Num certo dia, ele foi convocado para participar de uma determinada reunião e lá foi ele com seu famoso caderninho de anotações. Entrou na sala da reunião e o pessoal já estava finalizando um assunto, então ele começou a fazer uma série de perguntas, e na verdade mudou totalmente o transcurso da decisão que estava sendo tomada.
Ao concluir a reunião, o moderador agradeceu a presença de todos e em especial a contribuição desse amigo. Ele achou estranho no momento e perguntou: mas nós não vamos discutir o assunto X? O moderador da reunião respondeu: não, esse assunto está sendo discutido na sala de reunião ao lado. Foi uma gargalhada só.
Conclusão: Ele entrou numa reunião equivocada, mudou a direção da reunião que participou. E assim caminha o mundo corporativo.
Durante a minha carreira como executivo coletei alguns comentários:
. isso aqui parece uma fábrica de reuniões
. estou cansado de participar de tantas reuniões improdutivas
. se eu ganhasse por participação em reuniões, eu já estaria rico
. mais uma reunião sem efetividade e nem sei porque fui convidado
Isso não é um assunto apenas discutido no Brasil, segundo a pesquisa realizada pela Harvard Business Review e publicada no artigo “Stop the Meeting Madness”. Esse estudo aponta que os executivos gastam aproximadamente 23 horas semanais em reuniões. Foram entrevistados 182 gerentes seniores do segmento industrial, e 65% afirmaram que as reuniões dificultam a conclusão dos seus trabalhos, e 71% que as reuniões são improdutivas e ineficientes.
Mediante as informações acima, resolvi estudar o assunto para apoiar na construção de um modelo de reunião que seja atrativa e produtiva.
O primeiro passo que precisamos pensar é sobre a real necessidade de realizar uma reunião e avaliar se o assunto poderia ser tratado de uma outra forma: contato pessoal, telefonema, e-mail.
Existem dois aspectos que nos ajudam a tomar essa decisão:
realizar essa reunião agregará valor para o Cliente e/ou para organização.
custo da reunião: se o custo hora médio dos participantes da reunião for R$ 200,00 e você está convocando dez pessoas para essa reunião, você pode estimar que essa reunião realizada em uma hora custará R$ 2.000,00 para organização. Se você tiver 10 reuniões desse tipo em um ano, pense que a organização estará gastando R$ 20.000,00. Dependendo do porte da organização, podemos imaginar o quanto as reuniões custam para as empresas anualmente. Por isso, precisamos realmente pensar o impacto que estamos causando ao ter reuniões improdutivas e ineficientes.
Preciso deixar claro que não estou contra a realização das reuniões, pois elas são importantes e necessárias para mover as organizações na direção dos seus objetivos.
Uma vez que tenhamos desenvolvido a conscientização das pessoas sobre a importância da realização das reuniões, passo a classificar as reuniões quanto a formato, periodicidade e tipo.
Podemos realizar a reunião de forma presencial ou por meio de videoconferência.
A essência de realizar a reunião é a mesma, com algumas especificidades que são requeridas na videoconferência que abordaremos no final desse artigo.
Eventual ou Extraordinária: necessidade em debater um assunto específico
Programada: envolve tema que requer uma discussão com uma frequência determinada e, para isso, minha sugestão é criar uma Governança desse tipo de reunião para apoiar a sua gestão, e que todos os participantes saibam com antecedência a realização da mesma (frequência: Diária, Semanal, Mensal, Bimensal ….. Anual)
Apresento a seguir um quadro com um exemplo sobre a Governança de Reuniões Programadas, que contém as seguintes informações: assuntos, frequência, pessoas envolvidas, tempo de duração
Urgente: necessidade em debater um assunto específico com urgência.
Essa reunião é a que devemos evitar na medida do possível, pois normalmente afeta diretamente a agenda das pessoas.
Destaco que algumas empresas gastam uma dose considerável de energia extra para enfrentar uma outra patologia que denomino de “urgentite” (tudo é urgente e para ontem). Líderes acometidos pela urgentite influenciam as equipes a serem urgentes. Ao examinar o quadro de líderes e colaboradores nessa situação, conclui-se que na realidade são verdadeiros bombeiros, pois passam o dia apagando incêndios e prejudicam a organização devido à falta de planejamento.
Existem várias formas de classificação de reuniões. Apresento a seguir uma lista como exemplo das dez reuniões mais conhecidas:
– Corporativa
– Novas Diretrizes
– Centricidade no Cliente
– Informativa
– Acompanhamento de Plano de Ação e Resultados
– Gestão Diária
– Solução de Problemas
– Criativa – Braistorming
– Desenvolvimento de projetos
– Feedback, Avaliação de Desempenho
– Centricidade no Cliente
Aqui cabe uma ressalva que cada área da organização tem suas reuniões específicas.
Podemos afirmar que normalmente as reuniões improdutivas não têm pauta e tampouco foco, os participantes são convocados de forma equivocada, sem qualquer critério.
Para termos uma reunião produtiva, precisamos trabalhar nas três fases: Planejamento, Execução e Acompanhamento:
Uma reunião produtiva teve ter uma estrutura previamente definida:
– Assunto
– Objetivo
– Pauta
– Participantes
– Horário e Local
– Tempo de Duração
– O que se espera no final da reunião
Definir claramente o objetivo da reunião, ou seja, o assunto a ser discutido e o que se espera no final da reunião: resultado prático.
Pauta deverá ser enxuta, com os pontos previamente definidos que possam ser abordados dentro do tempo definido para reunião.
Escolha os participantes que possam agregar valor ao assunto que será abordado. Lembre-se que a falta de uma pessoa importante para conversar sobre o assunto pode prejudicar o andamento do trabalho. Por outro lado, o excesso de participantes torna mais difícil a condução da reunião. Enviar previamente o material aos participantes ajuda que todos estejam mais preparados para dialogar sobre o assunto.
Toda a reunião deve ser conduzida por um Facilitador, Líder ou Moderador
2.2 – O Facilitador pode usar a técnica do quebra gelo no começo da reunião, para que o pessoal se sinta mais confortável e interessado, mas a pontualidade de início e término deve ser respeitada.
2.3 – Recomenda-se que, para reuniões longas, a cada duas horas seja feita uma pausa estratégica para as pessoas arejarem a mente e conseguirem contribuir com o trabalho
2.4 – O Facilitador deve seguir a pauta da reunião e, caso perceba que a reunião está desviando do tema, sugerir colocar o assunto num “estacionamento de ideias” para ser discutido em outro momento. Manter o foco na pauta da reunião é fundamental para o sucesso da reunião.
2.5 – Existem pessoas que são multitarefas e acreditam que podem realizar outras atividades durante a reunião, como por exemplo responder mensagens de e-mails, trabalharem nos seus notebooks e /ou celulares. Esta postura deve ser coibida pelo facilitador, para não perder o foco da reunião, aproveitar ao máximo a atenção e conhecimentos de todos os participantes e também por uma questão de respeito.
2.6 – O Facilitador deve abrir espaço para que todos expressem suas opiniões. Dependendo da maturidade das pessoas que participam da reunião, encontramos os seguintes participantes:
– Espectador: participante entra e sai sem dar nenhuma palavra e contribuição
– Coadjuvante – participante oferece suas contribuições desde que seja estimulado a dar a sua opinião
– Protagonista – participante ativo que contribui adequadamente com sua experiência e conhecimento para realização da reunião
– Estrela – participante egocêntrico que extrapola querendo chamar a atenção de todos para si (fala muito e contribui pouco).
O Facilitador inclusivo é aquele que equilibra as participações durante a reunião e consegue a contribuição de todos os participantes por meio de boas perguntas.
2.7 – Se a empresa busca direcionar os seus esforços para que as ações organizacionais sejam realizadas de acordo com a perspectiva do Cliente, sugiro separar uma cadeira com algum objeto que simbolize a presença do Cliente na reunião.
2.8 – No final da reunião, é recomendado que o facilitador faça uma retrospectiva do que ficou combinado na reunião para que não haja dúvidas.
Obs. Nem sempre as reuniões transcorrem como planejamos. Caso, por algum motivo os ânimos se exaltem e as emoções comecem a ultrapassar do limite aceitável, sugiro interromper a reunião, e a questão polêmica seja tratada em uma reunião à parte entre os envolvidos.
Para que a reunião seja efetiva é preciso que o facilitador ou um outro participante prepare uma minuta com o sumário dos pontos definidos:
. Objetivo / Ação
. Responsável
. Data para execução da atividade
Uma vez que os assuntos foram encaminhados aos envolvidos, será preciso realizar o acompanhamento.
Se a reunião for recorrente, sugiro que o início da próxima reunião seja feito com a leitura da minuta da reunião anterior.
A reunião por videoconferência deve seguir as mesmas recomendações da reunião presencial, adicionando-se alguns cuidados para garantir um alto padrão de qualidade:
1 – os participantes devem conhecer a plataforma escolhida e saber como podem compartilhar os documentos, áudios e vídeos.
2 – os participantes devem testar antecipadamente os equipamentos: Internet, computador, tablet, celular, (funcionamento da câmera, microfone).
3 – a etiqueta digital recomenda que os participantes mantenham:
. as câmeras abertas para serem vistos.
. os microfones desligados quando o participante não estiver falando (evitar ruídos desnecessários)
. por se tratar de ambiente profissional, os trajes deverão ser adequados a audiência da reunião
. desligue as notificações do seu celular e computador durante a reunião (evite distrações)
. use as reações existentes na plataforma para solicitar a palavra e evitar muitas pessoas tentando falar ao mesmo tempo.
4- Pratique a escuta ativa (buscar compreender realmente o que está sendo dito), ou seja, atenção máxima em quem está falando para evitar desperdícios de tempo com repetições desnecessárias que cansa os participantes.
5 – Respeite o horário das pessoas. Evite os horários de almoço e após o expediente.